Interventoría de Obras – Informes y Actas.

Informes y actas de Interventoría.

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Abstract

La interventoría se define como el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para controlar, seguir y apoyar el desarrollo de un contrato; asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, dentro de los términos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las clausulas estipuladas por el contrato.

Informe de ejecución física.

Es el resultado de comparar la cantidad de obra o del objeto contratado, con la cantidad ejecutada a la fecha del informe, en cada uno de los ítemes considerados. Durante el desarrollo del contrato los informes pueden darse durante la etapa de ejecución o al final, es decir, pueden ser informes de ejecución física parcial o definitiva. El interventor deberá en todo momento estar en condiciones de certificar el avance del contrato o proyecto.

Informe de ejecución financiera.

En forma similar al informe de ejecución física, el de ejecución financiera debe reflejar la aplicación de los recursos económicos de conformidad con los ítemes  y cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que le permita certificar en todo momento la ejecución de los recursos pactados.

Actas.

Definición de Acta:

Es un documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecución del contrato. Es fundamental para el ejercicio de la interventoría, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidación. Además de las actas que puedan darse en el proceso de Interventoría se llevará un inventario de elementos que deben estar presentes en ellas. No obstante, cada interventor, dependiendo de la naturaleza del contrato o proyecto, tiene perfecta libertad para incluir elementos adicionales que le sean de utilidad.

Tipos de Actas:

  • Acta de Inicio: Documento que se determina el primer día del contrato, Marca el inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del interventor.
  • Acta de Vecindad: Documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del proyecto puede ir acompañada de fotografías y/o vídeos. La debe firmar el contratista, los vecinos existentes y el interventor.
  • Acta de obra, de bien o de servicio extra: Se elabora para registrar en ella la obra, bien o servicio que no fuer considerada en el contrario, pero que al final de cuentas es necesario incluir para que el objeto contratado cumpla con la finalidad pretendida. También se le conoce con el nombre de obra no pactada.
  • Acta de obra, de bien o de servicio adicional: En ella se consigna la obra, bien o servicio que se pactó en el contrato principal pero cuya cantidad excede las consideradas en él.
  • Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado período.
  • Acta de convenio de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de la ecuación contractual. El interventor debe tener presente que este reajuste debe ser autorizado por el ordenador del gasto y que implica una modificación al contrato con la participación del grupo interdisciplinario y del comité de contratación respectivos.
  • Acta de suspensión: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta y someterse a aprobación del ordenador del gasto y del respectivo comité de contratación, con el debido tiempo de anticipación con la finalidad de motivar el auto de suspensión de términos.
  • Acta de re-iniciación: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato, se elabora nueva acta que da continuidad al mismo.
  • Acta de recibo definitivo: En ésta declaran conjuntamente Interventor y Contratista que el contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las cantidades de bienes o servicios recibidos lo mismo que los desembolses hechos por el contratante.
  • Acta de liquidación final: En ésta el ordenador del gasto, el Interventor y el Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y además declaran encontrarse a paz y salvo. Si bien en el contrato se contempla un lapso para su liquidación, lo recomendable es proceder en el menor tiempo posible, diligenciándose el “acta de liquidación definitiva”. También se debe consignar el objeto del contrato, su valor inicial y su valor final, la relación de pagos al contratista y un concepto de como se desarrolló el contrato.

Como diligenciar las actas:

El interventor debe incluir en el acta toda aquella información que permita identificar el contrato, su plazo y valor, su ejecución, relación de pagos, reclamaciones y demás aspectos necesarios para dar terminado el contrato.

Contenido general de las actas de interventoría:

Acta de Iniciación:

  1. Número del contrato u orden.
  2. Objeto del contrato.
  3. Contratista / Contratante.
  4. Valor y Plazo del contrato.
  5. Pólizas: Conceptos, valores y vigencias.
  6. Relación del personal de contratista para la ejecución del contrato.
  7. Iniciación.
  8. Interventor.
  9. Declaración completa de iniciación del contrato.
  10. Firmas: Interventor y Contratista.
  11. Acta de Vecindad.
  12. Número de Contrato u orden.
  13. Objeto del contrato.
  14. Contratista/Contratante.
  15. Enumerar los elementos vecinos.
  16. Características de cada uno de los elementos vecinos.
  17. Fotografías y vídeos si se consideran necesarios.

Acta de pago parcial:

  1. Cantidad de obra ejecutada.
  2. Fecha de corte.
  3. Precios Unitarios.
  4. Unidad de Medida.
  5. Valor Total.
  6. Cantidad Acumulada.
  7. Cita cláusula de pago.
  8. Declaración conjunta de grado de avance de la ejecución física.
  9. Firmas: Interventor y Contratista.
  10. Acta de cambio de obra, bien o servicio que no se ejecuta, cantidad y precio.
  11. Descripción de la obra a ejecutar.
  12. Valor Unitario.
  13. Cantidades de obra.
  14. Precio.
  15. Justificación cambio de obra y cantidades.
  16. Firmas: Interventor y Contratista.

Acta de autorización de obra, bien o servicio adicional:

  1. Descripción de la obra adicional.
  2. Valor unitario.
  3. Cantidad.
  4. Precio.
  5. Justificación de la obra adicional.
  6. Cita otrosí de obra adicional.
  7. Firmas del interventor y del contratista.
  8. Acta de liquidación final.
  9. Valor del contrato.
  10. Plazos.
  11. Adiciones.
  12. Tipo de contrato.
  13. Obra extra.
  14. Obra adicional.
  15. Ampliaciones del plazo.
  16. Descripción de la obra ejecutada y alcance del contrato.
  17. Fecha de inicio.
  18. Fecha de recibo.
  19. Pólizas vigentes.

Además en el acta de liquidicación final debe constar:

  1. Declaración conjunta entre el contratante y el contratista señalando que se dio cumplimiento de todos los trabajos del objeto contratado y de las obligaciones pactadas dentro del plazo establecido.
  2. Valor definitivo y total del contrato.
  3. Firmas del contratante del interventor y del contratista.

Acta de Obra, bien o servicio extra:

  1. Descripción del contrato.
  2. Descripción de la obra, bien o servicio extra.
  3. Cantidad.
  4. Valor unitario.
  5. Valor total.
  6. Cantidad.
  7. Justificación obra extra y soporte administrativo.
  8. Firmas del Interventor y Contratista.

Actas de recibo definitivo:

  1. Fecha.
  2. Identificación del contrato principal.
  3. Cita de adiciones.
  4. Objeto del Acta: Formalizar.
  5. Entrega final por parte del contratista y recibo a satisfacción por parte de la entidad contratante.
  6. Constancia de que el objeto contractual se cumplió a satisfacción dentro de los términos contractuales previstos.
  7. Firmas del Interventor y del Contratista.
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